A medida que aumenta el número de personas que trabajan a distancia, es importante configurar las respuestas fuera de la oficina en tu correo electrónico para que la gente sepa cuándo estás lejos de tu ordenador. Esta función es especialmente útil cuando estás de vacaciones o fuera de la oficina durante un largo periodo de tiempo. Afortunadamente, Gmail facilita la configuración de las respuestas fuera de la oficina. Sin embargo, los pasos exactos varían en función de si utilizas la aplicación móvil o la versión de escritorio de Gmail.
Cómo configurar respuestas de vacaciones en el escritorio de Gmail
En la versión de escritorio, en lugar de la función de respuesta de fuera de la oficina, encontrará una respuesta de vacaciones. Estas funciones funcionan de forma similar para que puedas configurar un contestador de vacaciones. Configurar una respuesta de vacaciones en una versión de escritorio de Gmail es un proceso sencillo que sólo te llevará unos minutos. Sigue estos pasos para configurar tu respuesta fuera de la oficina:
- Accede a tu cuenta de Gmail.
- Haga clic en el icono del engranaje situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Seleccione «Ver todos los ajustes» en el menú desplegable.
- Haz clic en la pestaña «General» en la parte superior de la página de configuración.
- Desplácese hasta la sección «Respuesta en vacaciones».
- Haz clic en el botón de opción junto a «Respondedor de vacaciones activado». Esto activará el respondedor de vacaciones.
- Personalice su mensaje de respuesta fuera de la oficina en los campos previstos para ello. Puede establecer la línea de asunto y el cuerpo del mensaje de su respuesta fuera de la oficina.
- Si lo desea, puede elegir opciones adicionales, como enviar la respuesta a las personas que figuran en sus contactos o enviar la respuesta sólo durante determinadas horas. También puedes elegir si quieres enviar la respuesta a personas de fuera de tu organización o solo a las de dentro de ella.
- Pulse el botón «Guardar cambios» para activar su respuesta fuera de la oficina.
Una vez activada la respuesta fuera de la oficina, cualquier persona que te envíe un correo electrónico recibirá automáticamente tu respuesta personalizada. Es importante que recuerdes desactivar la respuesta de fuera de la oficina cuando vuelvas a ella para que los demás sepan que estás disponible. Sólo tienes que volver a la configuración de Gmail y desactivar el interruptor de respuesta de vacaciones. Tu respuesta de fuera de la oficina ya no se enviará a los usuarios.
Cómo configurar la respuesta automática fuera de la oficina en Gmail en la aplicación móvil
Configurar una respuesta automática de fuera de la oficina en Gmail en la aplicación móvil es una forma cómoda de informar a los demás de que no estás disponible para responder a los correos electrónicos. Estos son los pasos a seguir:
- Abre la aplicación de Gmail en tu dispositivo móvil.
- Pulse sobre el icono del menú hamburguesa en la esquina superior izquierda de la pantalla.
- Desplázate hacia abajo y pulsa en «Ajustes».
- Después, desplácese hacia abajo y pulse «Respuesta automática fuera de la oficina».
- Active el interruptor «Respuesta automática fuera de la oficina».
- Fije las fechas de «Primer día» y «Último día» de sus vacaciones. También puedes configurar la zona horaria de tu localidad.
- Personalice su mensaje de Respuesta automática fuera de la oficina en el campo «Mensaje». Si desea enviar la respuesta automática sólo a sus contactos, active el interruptor «Enviar sólo a mis contactos».
- Pulsa el botón «Guardar» en la esquina superior derecha de la pantalla para guardar la configuración.
Una vez que haya completado estos pasos, se configurará y activará su respuesta automática de fuera de la oficina. Cualquier persona que te envíe un correo electrónico durante las fechas especificadas recibirá tu mensaje personalizado informándole de que no estás disponible.
Consejo para la creación de mensajes fuera de la oficina
Crear un mensaje de «Fuera de la oficina» puede ser complicado, sobre todo si quiere encontrar el equilibrio adecuado entre ser informativo y profesional. Estos son algunos consejos que debe tener en cuenta a la hora de redactar su mensaje:
- Sea breve y directo: su mensaje para enviar fuera de la oficina debe ser conciso y fácil de leer. Recuerde que las personas que lo reciben suelen estar ocupadas, así que no les haga perder el tiempo con información innecesaria.
- Proporciona información útil: Asegúrate de que tu mensaje incluye detalles sobre cuándo estarás fuera de la oficina y cuándo volverás, así como cualquier información de contacto relevante para las personas que necesiten ayuda mientras estás fuera.
- Deja clara tu disponibilidad: Si revisas tu correo electrónico esporádicamente mientras estás fuera de la oficina, házselo saber a la gente. Alternativamente, indícalo también si no vas a consultar tu correo electrónico en absoluto.
- Utiliza un tono profesional: Aunque estés fuera de la oficina, debes mantener un tono profesional en tu mensaje. Evita utilizar jerga o un lenguaje demasiado informal, y asegúrate de que tu mensaje no contenga erratas ni errores gramaticales.
- Personalice su mensaje: Piense en adaptar su mensaje de «fuera de la oficina» al público específico al que se lo va a enviar. Por ejemplo, si estás fuera de la oficina para asistir a una conferencia, es posible que quieras incluir información sobre la conferencia o su ubicación.
- Pruebe su mensaje: Antes de activar su mensaje de fuera de la oficina, envíe un correo electrónico de prueba a usted mismo o a un colega para asegurarse de que todo tiene el aspecto y el sonido que desea.
- Establezca expectativas: Indique a los usuarios cuándo pueden esperar una respuesta. Esto ayudará a gestionar sus expectativas y a reducir el número de correos electrónicos de seguimiento que recibes.
Recuerde que su mensaje fuera de la oficina refleja su profesionalidad y la de su organización. Siguiendo estos consejos, puede crear un mensaje que proporcione la información que la gente necesita, manteniendo al mismo tiempo un tono profesional.
