Si necesitas organizar tus correos electrónicos, las reglas de Gmail son perfectas para esa tarea. Estas últimas son una especie de filtro para tus correos electrónicos, que te ayudarán a gestionar tu trabajo.

Cómo crear y gestionar reglas en Gmail

El correo electrónico se ha convertido en una parte integral de la vida de muchas personas. A través de él se pueden hacer compras, registrarse en sitios y servicios, mantener correspondencia y conservar documentación. Sucede que casi todos los días recibes un gran número de mensajes de distinto tipo, y si no utilizas Gmail a menudo, sigues recibiendo correos, etc. Por cierto, puedes darte de baja de estos últimos. Sin embargo, aquí hablaremos de las reglas, o más bien de los filtros de Gmail.

Las reglas son filtros, en otras palabras, diseñados para filtrar los correos electrónicos innecesarios y encontrar lo que necesitas en segundos. Para aquellos que hacen negocios y utilizan a menudo Gmail, esta es una gran manera de mantener todo bajo control. A continuación se describe un poco más sobre cómo aplicar las reglas en Gmail en diferentes dispositivos.

¿Existe una forma de mover los correos electrónicos a una carpeta determinada?

En general, puedes incluso colocar correos electrónicos específicos en una carpeta concreta, pero primero tendrás que configurar esta función. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

  • Pulse el símbolo del engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla

  • Seleccione Ver todos los ajustes
  • Seleccione la sección Filtros y direcciones bloqueadas para ver los filtros existentes que se aplican a su cuenta

  • Pulse Crear un nuevo filtro

  • Introduzca la dirección de los correos electrónicos que desea filtrar, las palabras que deben contener y los demás detalles de la ventana emergente
  • Una vez que haya terminado, pulse Crear un filtro con esta búsqueda
  • En la lista de opciones, seleccione Aplicar la etiqueta x, y decida si desea crear una nueva etiqueta o utilizar una existente

  • Pulsa Crear filtro, y eso es todo lo que hay que hacer

Cómo crear reglas a través de la bandeja de entrada de Gmail

Y si necesitas filtrar rápidamente los mensajes entrantes, el proceso es bastante sencillo y no te llevará mucho tiempo. Aquí tienes una breve guía:

  • Pulsa la flecha a la derecha de la barra de búsqueda
  • Aparecerá una pequeña ventana emergente con varias opciones. Estas opciones determinarán los correos electrónicos a los que afectará su filtro
  • Pulse Crear filtro con esta búsqueda y decida qué ocurrirá cuando lleguen mensajes que coincidan con sus criterios de búsqueda
  • Por ejemplo, puedes elegir eliminar, reenviar o marcar con una estrella los mensajes. Después de hacer su selección, haga clic en Crear filtro en la esquina inferior derecha, y el filtro se creará

Cómo crear reglas en Gmail en el iPhone

Lamentablemente, no es posible crear tus propios filtros, es decir, reglas en Gmail en los dispositivos móviles. Sin embargo, no te decepciones, porque en la aplicación móvil Gmail tiene la posibilidad de insertar categorías como Promociones, Sociales, etc. De esta manera tendrás filtros, pero un poco limitados. Aunque es mejor que nada. Incluso con esos filtros, puedes encontrar los correos que necesitas y navegar fácilmente.

A continuación te ofrecemos una breve guía sobre cómo añadir o eliminar pestañas y categorías de la bandeja de entrada en tu iPhone:

  • Abre Gmail y pulsa el botón de configuración del menú

  • Seleccione su cuenta y pulse Tipo de bandeja de entrada

  • Elegir la bandeja de entrada por defecto

  • Pulse el botón Atrás, seguido de Categorías de la Bandeja de Entrada

  • Ahora puede eliminar las categorías ya existentes y añadir otras nuevas

Lo mismo ocurre con el iPad:

  • Ve al menú de Gmail y selecciona Configuración
  • Escoge tu cuenta y pulsa la opción de tipo de bandeja de entrada
  • Seleccione la bandeja de entrada por defecto
  • Pulse Atrás y pulse Categorías de la Bandeja de Entrada
  • Comienza a añadir o eliminar las categorías de tu bandeja de entrada

Cómo crear reglas en Gmail en Android

Al igual que en el iPhone y el iPad, la versión para Android de la aplicación de Gmail no tiene actualmente la posibilidad de crear reglas. Por supuesto, los desarrolladores se han asegurado de que puedas seguir organizando tu espacio de trabajo y han hecho posible añadir etiquetas a tus correos electrónicos. Es decir, cuando recibes un correo electrónico y es importante para ti, no quieres perderlo, sólo tienes que añadir una etiqueta. Así, tu carta tendrá su propia categoría. Añadiendo una etiqueta a tu correo electrónico, no lo perderás y podrás encontrarlo siempre en una pestaña determinada. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

  • Abra un correo electrónico y pulse los tres puntos verticales de la esquina superior derecha

  • Seleccione Cambiar etiquetas

  • Eliminar las etiquetas existentes o añadir otras nuevas

  • Pulse el botón OK

También puede añadir etiquetas a varios correos electrónicos desde la bandeja de entrada:

  • Seleccione un mensaje tocando y manteniendo la foto o la letra a su izquierda
  • Seleccione cualquier otro correo electrónico que desee
  • Pulsa los tres puntos verticales en la parte superior derecha de la pantalla y elige Cambiar etiquetas
  • Eliminar etiquetas antiguas o añadir otras nuevas
  • Pulsa OK, y ya está todo hecho

Cómo crear reglas en la cuenta de Gmail

Incluso si estás conectado a tu cuenta de Gmail, puedes ajustar los filtros a tu gusto de inmediato simplemente utilizando esta instrucción:

  • Acceda a su cuenta
  • Pulse el símbolo del engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla y elija Ver todos los ajustes
  • Pulse la opción Filtros y direcciones bloqueadas
  • Pulse el botón Crear un nuevo filtro y escriba toda la información que desee utilizar como reglas para sus correos electrónicos
  • Cuando haya terminado, seleccione Crear un filtro con esta búsqueda

Cómo crear una regla de Gmail a partir de correos electrónicos ya existentes

Si ya tiene muchos correos electrónicos que necesitan ser filtrados en diferentes categorías, también puede hacerlo con reglas. Aquí hay una guía sobre cómo hacerlo:

  • Abrir Gmail en un navegador web
  • Seleccione la casilla junto al mensaje que cumple los criterios de su nueva regla
  • Seleccionar Más (los tres puntos alineados verticalmente en la barra de herramientas de Gmail)
  • Elija mensajes de filtro como estos
  • Seleccione o corrija los criterios que se aplicarán a la nueva regla. Algunas opciones pueden ser pre-rellenadas con detalles del mensaje seleccionado
  • Seleccione Crear filtro
  • Seleccione la casilla de verificación junto a las opciones que especifican el comportamiento que desea aplicar a la regla. Las opciones incluyen Omitir la Bandeja de Entrada (Archivarla), Marcar como leído, Marcar con estrella y Eliminar
  • Seleccione Crear filtro para activar la nueva regla

Cómo editar o eliminar reglas en Gmail

tGMail siempre le da la oportunidad de ajustar o personalizar su espacio de trabajo. Por lo tanto, cuando necesite eliminar o editar ciertas reglas, esta opción está disponible en cualquier momento. Esto le facilitará la gestión de los filtros y la clasificación de los correos electrónicos. A continuación encontrará instrucciones detalladas sobre cómo hacerlo:

  • Abrir Gmail en un navegador web
  • Seleccione Configuración (el icono del engranaje)
  • Seleccione la configuración
  • En la pantalla de configuración, seleccione Filtros y direcciones bloqueadas
  • Para realizar cambios en una regla, seleccione editar. Para eliminar una regla y que deje de filtrar su correo electrónico, seleccione eliminar

Ahora ya sabes más sobre las reglas y cómo filtrar tu bandeja de entrada. De este modo, siempre podrás encontrar todo lo que necesitas en unos pocos clics. No olvides que cuanto más organizado esté tu entorno de trabajo, menos tiempo perderás buscando un archivo que te enviaron en su día o que tú enviaste a alguien. Con este tipo de reglas, se ahorrará su tiempo.

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